RESPONDIDAS DE UM JEITO QUE ATÉ SUA AVÓ VAI ATENDER
1- O QUE É GESTÃO DO CONHECIMENTO (GC)?
GC é um método gerencial que surgiu em meados da década de 1990. No final do Século XX, chegou a ser confundida, por alguns, como mais um modismo gerencial. No entanto, neste início do Século XXI, a GC é, cada vez mais, vista como uma maneira sólida de agregar valor às empresas por meio de um ativo intangível ainda insuficientemente explorado: o conhecimento coletivo dos colaboradores da organização.
Inicialmente, apenas grandes empresas multinacionais do Ocidente implementam a GC. Hoje, este método gerencial pode ser observado, de maneira crescente, em pequenas e médias empresas ao redor do mundo. No setor público, a Agência Espacial Americana (NASA), a Agência Espacial Européia (ESA), o Exército dos Estados Unidos da América e as Forças de Defesa da Irlanda são consideradas organizações de referência na área de GC.
De forma abreviada, pode-se dizer que a Gestão do Conhecimento é:
Como você gerencia sua organização para que o conhecimento tenha impacto sobre o desempenho. Em outras palavras, é administrar como com foco no conhecimento;
É uma forma sistemática de aprender, assim como de identificar, capturar, criar, armazenar, compartilhar e utilizar o conhecimento essencial da organização; e
Deve fazer parte da maneira de pensar e trabalhar das pessoas no dia-a-dia.
Finalmente, implementar a GC é como você planeja e implementa o sistema ou modelo de Gestão do Conhecimento
2- O QUE É GESTÃO DO CONHECIMENTO (GC) NÃO É?
Com base no que foi apresentado na seção anterior, fica claro que a Gestão do Conhecimento é diferente da gestão da informação, do gerenciamento de dados, da gestão de documentos, de educação corporativa, da inteligência competitiva e da gestão do relacionamento com o cliente.
3- POR QUE A GC É TÃO NECESSÁRIA NOS DIAS DE HOJE?
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A GC é necessária neste século que vivemos para que as organizações possam:
Gerenciar bem o conhecimento que se tornou o principal fator de produção da economia atual, conhecida como Knowledge-Based Economy ou Economia Baseada no Conhecimento;
Aprender e inovar rapidamente e, assim, tenham condições de sobreviver em um mercado cada vez mais competitivo;
Reduzir o risco de perder o conhecimento essencial para o cumprimento da sua missão e alcance da sua visão de futuro devido à rotatividade e aposentadoria;
Garantir que os colaboradores acessem o conhecimento essencial que foi capturado, organizado, armazenado e disponibilizado para esse fim. Assim, tais organizações, se forem empresas privadas, terão melhores condições de competir na economia global. Caso sejam instituições públicas ou do terceiro setor, poderão continuar prestando serviços de qualidade;
e Atender os requisitos de um Sistema de Gestão do Conhecimento de acordo com a Norma ISO 30.401, a ser publicada em 2018.
Os principais requisitos dessa norma são:
1) alinhamento do sistema de GC com a estratégia organizacional, uma política d GC, pessoas desempenhando papéis e a existência de processos, tecnologias, cultura e comportamentos adequados à GC; e
2) estratégias de GC para gerenciar o conhecimento tácito (que está na cabeça das pessoas e que foi adquirido ao longo da sua experiência profissional) e o conhecimento explícito (explicitado e documentado na forma de texto, áudio e vídeo).
4- QUAIS SÃO OS PRINCIPAIS BENEFÍCIOS DA GESTÃO DO CONHECIMENTO?
Em pesquisa recente intitulada “Knoco 2017 Global Survey of Knowledge Management “ (Pesquisa Knoco 2017 de Gestão do Conhecimento), os participantes afirmaram que a GC trouxe os seguintes benefícios qualitativos (em ordem de importância) à organização:
Melhor acesso a documentos (incluindo mecanismo de busca e portais);
Contato facilitado entre as pessoas por meio de comunidades ou redes;
Elaboração e disseminação de melhores práticas;
Aprendizagem com a experiência de outros;
Retenção do conhecimento;
Melhoria na gestão de documentos;
Maior eficácia nas atividades de formação continuada dos profissionais ou educação corporativa;
Disseminação do conhecimento necessário aos funcionários da linha de frente (que atendem diretamente os clientes); e
Inovação.
Os respondentes afirmaram também que a GC agregou valor, isto é, produziu os seguintes benefícios quantitativos (em ordem de importância):
Ficou mais rápido acessar a informação;
Funcionários recém-contratados desenvolveram as competências essenciais para desempenhar suas funções de forma mais rápida;
Redução do custo operacional e das despesas com a execução de projetos;
Redução do tempo de execução de projetos; e
Melhoria da satisfação dos clientes.
5- QUAIS SÃO AS PRINCIPAIS INICIATIVAS DE GC?
São várias as iniciativas de GC. Dependendo das necessidades da sua organização, você poderá colocar o foco em apenas uma ou em conjunto delas. As iniciativas mais importantes são:
Conectar as pessoas por meio de redes de compartilhamento de conhecimento. Assim, os colaboradores poderão colaborar, compartilhar conhecimento e resolver problemas. Isso é particularmente importante em grandes organizações onde conhecimento, se não for compartilhado, poderá ficar restrito a certas áreas ou departamentos;
Aprender com a experiência. Identificar lições aprendidas nos projetos, na produção e na execução de atividades e usar tais lições para melhorar a maneira de trabalhar. Isso é particularmente importante em organizações onde as despesas financeiras com a execução de projetos são elevadas;
Elaborar melhores práticas. Comparar diferentes maneiras de trabalhar na organização e encontrar as melhores maneiras de executar as atividades;
Melhorar o acesso ao conhecimento documentado mediante a elaboração, gestão e manutenção de bases de conhecimento e por meio de mecanismos avançados de busca.
Retenção do conhecimento por meio da captura do conhecimento dos especialistas e sua transferência para outros colaboradores que dele necessitam.
Aprimorar a inovação por meio da melhoria dos processos de criação, desenvolvimento e utilização do conhecimento.
A Gestão do Conhecimento traz melhores resultados quando ela está alinhada com a estratégia e a estrutura organizacional. Assim, as organizações devem implementar um sistema ou modelo de GC que inclua papéis e responsabilidades, processos, tecnologia e estrutura de governança. Esse modelo contará algumas ou todas seis iniciativas descritas acima.
6- QUAL É O MODELO DE GC MAIS ADEQUADO PARA ORGANIZAÇÕES QUE GERENCIAM POR PROJETOS?
A maioria das grandes empresas nas áreas de petróleo e gás, construção e engenharia que gerencia por projetos investiu na implementação da GC com foco em projetos. Empresas como Shell e ConocoPhilllips têm modelos de GC integrados a sua maneira de trabalhar. Tais modelos de GC agregam bilhões de dólares a essas empresas.
O modelo de GC com foco em projeto é constituído pelas seguintes iniciativas:
Projetos onde se aprende antes, durante e depois para identificar e reutilizar e integrar lições (A Shell denomina este ciclo: “Pergunte, Aprenda e Compartilhe”);
Comunidades de Prática para criar, debater e transferir conhecimento pela organização;
Identificação dos especialistas da empresa, isto é, dos técnicos reconhecidos como referência ou consultores internos para manter a base de conhecimento da organização.
O grande benefício da GC para organizações que gerenciam por projetos é a aceleração na curva de aprendizagem. O conhecimento compartilhado entre as equipes de projetos traz os seguintes benefícios:
as melhores práticas são adotadas nos novos projetos;
Eliminam-se erros recorrentes registrados em projetos no passado.
7- COMO INICIAR A IMPLEMENTAÇÃO DA GC?
A maioria das organizações já implementou algumas iniciativas de GC, mas raramente de uma maneira sistemática, planejada, integrada e com foco na melhoria do desempenho. A jornada efetiva para agregar valor à organização por meio da Gestão do Conhecimento é mostrada na figura abaixo e consiste nas seguintes atividades:
Apresentação da Gestão do Conhecimento aos colaboradores da organização por meio da dinâmica intitulada “Ilha do Pássaro”;
Avaliação da situação atual da GC para identificar o que a organização já faz e as lacunas que devem ser preenchidas;
Elaboração da Estratégia de GC de maneira alinhada com os objetivos e metas da sua organização; assim como com a natureza da sua área de atuação;
Construção do Modelo de GC adaptado ao contexto da sua organização incluindo: papéis e responsabilidades, processos, tecnologias e estrutura de governança;
Implementação de projeto piloto para testar os componentes do modelo para lidar com problemas específicos da organização;
Conclusão do modelo e elaboração de uma Política de GC e Plano de Implementação;
Implantação do modelo de GC como um processo de gestão de mudança em toda organização; e
Institucionalização. Funcionamento do Modelo de GC com a agregação de valor à organização.
8- POR QUE A KNOCO É A PARCEIRA IDEAL DA SUA ORGANIZAÇÃO NA IMPLEMENTAÇÃO DA GC?
A Knoco é a parceira ideal da sua organização na implementação da GC pelos seguintes motivos:
Trata-se de empresa global com sede no Reino Unido e que atua no mercado desde 1999;
Conta com representantes nos seguintes países:
África do Sul
Austrália
BENELUX (Bloco econômico formado por Bélgica, Luxemburgo e Holanda)
Brasil
Canadá
Chile
China
Espanha
Estados do Golfo (Bahrain, Iraque, Kuwait, Omã, Qatar, Arábia Saudita e Emirados Árabes Unidos)
Estados Unidos da América
França
Hungria
Indonésia
Irã
Malásia
México
Polônia
Reino Unido
Rússia
Tunísia
Venezuela
3 dos seus clientes receberam o renomado Prêmio MAKE (Most Admired Knowledge Enterprises);
O representante no Reino Unido, Nick Milton, é um dos membros do comitê responsável pela elaboração da Norma ISO 30.401 – Sistema de Gestão do Conhecimento;
A empresa desenvolveu e ajuda organizações públicas, privadas e não-governamentais a implementar há quase 20 anos o Modelo Knoco de Gestão do Conhecimento;
Prestou serviços de consultoria em Gestão do Conhecimento nas seguintes organizações:
O representante no Brasil (Fábio Ferreira Batista) reúne as seguintes qualificações:
Doutor em Ciência da Informação na Universidade de Brasília;
Pós-Doutorado em Gestão do Conhecimento pelo Programa de Pós-Graduação em Engenharia e Gestão do Conhecimento da Universidade Federal de Santa Catarina (EGC/UFSC);
Pesquisador e gestor do Instituto de Pesquisa Econômica Aplicada – Ipea (vinculado ao Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão) por 30 anos (1987-2017);
Produtor de conteúdo para o sitio do “Observatório Ipea de Gestão do Conhecimento e Inovação na Administração Pública” (2018 - )
Responsável pela implementação do Repositório do Conhecimento do Ipea – RCIpea (em 2012), do projeto “Narrativas do RCIpea” e do Observatório Ipea de Gestão do Conhecimento e Inovação na Administração Pública (2015);
Professor do Mestrado em Gestão do Conhecimento e Tecnologia da Informação da Universidade Católica de Brasília (2012 – 2017);
Professor da Escola Nacional de Administração Pública – Enap;
Professor visitante na Universidade de Veneza, Itália (2016) e na Universidade de Coimbra, Portugal (2017);
Autor do livro “Modelo de Gestão do Conhecimento para a Administração Pública Brasileira: Como implementar a GC para produzir resultados em benefício do cidadão” (2012);
Editor da obra: Experiências Internacionais de Implementação da Gestão do Conhecimento no Setor Público (2016);
Certified Knowledge Manager (Gerente Certificado em Gestão do Conhecimento) pelo Knowledge Management Institute (2014)
Ministrou treinamentos e prestou assessoria às seguintes organizações na área de GC: 1) Agência Nacional de Aviação Civil - ANAC; 2) Biomanguinhos/Fundação Oswaldo Cruz; 3) Casa Oswaldo Cruz; 4) Secretaria de Planejamento e Gestão do Estado de Minas Gerais; 5) Polícia Militar de Minas Gerais; 6) Polícia Civil de Minas Gerais; 7) Departamento de Educação e Cultura do Exército; 8) Ministério da Ciência, Tecnologia, Inovações e Comunicações; 9) Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística – IBGE; 10) Tribunal Regional de Trabalho da 12ª Região (Santa Catarina), entre outros;
Premiado em 2º lugar com o caso do Repositório do Conhecimento do Ipea (Udine, Itália - 2015) e em 1º lugar com o caso da Agência Nacional de Aviação Civil – ANAC (Belfast, Irlanda do Norte - 2016) no Knowledge Management and Intellectual Capital Excellence Awards (Prêmio de Excelência em Gestão do Conhecimento e Capital Intelectual)
Representante da Knoco Ltda no Brasil (2017 - );
Traduziu do Inglês para o Português e adaptou o material didático da Knoco na área de Gestão do Conhecimento para a realidade brasileira;
Lidera equipe da Knoco Brasil formada por especialistas com experiência prática na implementação das seguintes práticas de GC:
Repositório do conhecimento;
Comunidade de prática (CoPs);
Base de conhecimento;
Melhores práticas;
Lições aprendidas;
After Action Review;
Narrativas;
Mentoria;
Coaching;
Cafés do conhecimento;
Mapeamento do conhecimento, entre outras.
A equipe da Knoco Brasil conta com representantes com experiência prática na implementação da Gestão do Conhecimento em Brasília, DF (Fábio Ferreira Batista, Cleoni Vera Tomazelli e Andrei Clauhs), Resende, RJ (Edson Gonçalves Lopes) e Rio de Janeiro, RJ (Cláudia Pocho).
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